27年間都会暮らしが田舎暮らしはじめました

小布施町の地域おこし協力隊の日々のあれこれ

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開催場所の確保が難航する<ゼロからフェスを作る>

   

さて、協力者Tさんからのアドバイスを受け、また動き出すこととなった私たち。

というわけで次に私が行ったのが、今後資金面やその他様々な場面での協力をお願いする際のプレゼン用に、開催計画書を作成することでした。
ここで記載をしたのは以下、

・フェスの背景
・小布施町の説明
・フェスの詳細(日時・金額・場所等)
・フェスのテーマやそこで得られること
・実行委員メンバー

について。
そこにプラスして自分たち用に簡単な収支計画も作成し、実行委員メンバーに共有しました。
他のメンバーによって練り直しして貰い、

・コンセプト

が加えられたりして大方の計画書は完成。

OBUSE FES 宴-Utage- 開催計画書

一方、2016年明けて始めに行っていた会場確保の為の書類提出をしていた件、先方からの返答がきました。
その内容がこちら。

※要約してあります。

① 駐車場の問題:誘導計画や収容台数、スタッフの配置などを具体的な数値に落とし込みが必要である。参加者全ての車を収容できるだけの場所がないので、公共交通機関で来ていただく案内、また会場までのシャトルバスの計画も必要である。要検討ください。

②周辺住民への周知:自治会長さんやお店の方に事前に話をして、知らせておいてください。

③公園利用者への周知:立て看板などで少なくとも1か月前にはお願いします。

④実施責任者を決めて欲しい:責任の所在を明確にしてください。実行委員会などがあるならば連絡先など。

⑤公園内施設への周知:道の駅などにも開催についての説明をしてください。

⑥雨天時の対応:雨天時・荒天時の対応を返答ください。

う、うわー!!!

来ました。
行政の返答という感じのきちっとした内容でした。

しかしながら、全てリスクを最小限に抑える為には大事な事。

一つずつ解決していくべく、ここは経験者に聞くべし!

という事で、小布施で大きなイベント経験のある方へお話を聞きに行く事にしました。

そこで色々なアドバイスを受け、具体的な駐車場に駐車可能な台数まで割り出す事も出来ました。

また、そこで新たに出てきた一言にこんなものが。

役割分担を明確にする為に組織図作った方が良い。

お、なるほど、確かに。

自分が何をするべきか明確になると各々が動きやすくなっていきますもんね。

という事で、役場からの課題を解決する為に動きつつ、並行して簡単な組織図を作成してみることになりました!

何とか一歩ずつ進んできてます。

 - ゼロからフェスを作る